24.06.2026
- Złożenie dokumentów zgłoszeniowych
Pierwszym etapem udziału w projekcie jest złożenie przez mieszkańca dokumentów zgłoszeniowych. Podstawowym dokumentem jest deklaracja uczestnictwa w projekcie, zawierająca dane Grantobiorcy, dane kontaktowe, informacje o nieruchomości, numer działki, numer księgi wieczystej, powierzchnię użytkową budynku, rok oddania budynku do użytkowania, informację o prowadzeniu działalności gospodarczej lub rolniczej, informację o istniejącej instalacji fotowoltaicznej oraz planowany zakres inwestycji.
Na komplet dokumentów zgłoszeniowych składają się: deklaracja udziału w Projekcie wraz z oświadczeniem o prawie dysponowania nieruchomością, dokumenty potwierdzające prawo dysponowania nieruchomością, pełnomocnictwo i zgoda współwłaścicieli – jeżeli dotyczy – oraz dokumenty wymagane dla budynku objętego ochroną konserwatorską lub będącego zabytkiem.
- Weryfikacja formalna i merytoryczna
Po złożeniu dokumentów następuje ich weryfikacja przez Grantodawcę. Ocena obejmuje w szczególności kwalifikowalność Grantobiorcy, kwalifikowalność nieruchomości i budynku, zgodność planowanej instalacji OZE z Regulaminem, kompletność dokumentów, brak przesłanek wykluczenia, racjonalność doboru mocy instalacji fotowoltaicznej oraz brak ryzyka podwójnego finansowania.
Pozytywnie zweryfikowani uczestnicy tworzą listę główną projektu w kolejności zgłoszenia. Osoby, które złożą dokumenty po terminie, mogą zostać umieszczone na liście rezerwowej zgodnie z datą wpływu dokumentów.
- Ustalenie prawa do nieruchomości i zgody współwłaścicieli
Na tym etapie sprawdzane jest, czy Grantobiorca posiada prawo dysponowania nieruchomością. Jeżeli nieruchomość stanowi współwłasność, dokumenty zgłoszeniowe, umowę o powierzenie grantu i wniosek o wypłatę grantu podpisują wszyscy współwłaściciele albo jeden współwłaściciel działający na podstawie pełnomocnictwa i zgody pozostałych współwłaścicieli.
Wzór pełnomocnictwa przewiduje upoważnienie do czynności niezbędnych do uzyskania grantu, w tym do złożenia deklaracji, zawarcia umowy o powierzenie grantu, realizacji inwestycji oraz jej rozliczenia.
- Weryfikacja warunków udziału
Przed zawarciem umowy weryfikowane są również warunki szczególne. Grantobiorca nie może prowadzić działalności gospodarczej ani rolniczej w miejscu realizacji inwestycji, a w tym miejscu nie może być prowadzona żadna działalność gospodarcza ani rolnicza. Regulamin wskazuje także, że Grantobiorca posiadający istniejącą instalację fotowoltaiczną może uczestniczyć w projekcie tylko pod warunkiem nieprzewymiarowania instalacji, licząc zarówno produkcję z instalacji wnioskowanej, jak i już istniejącej.
- Opracowanie karty doboru instalacji OZE
Kolejnym istotnym etapem jest opracowanie karty doboru instalacji OZE. Zgodnie z Regulaminem karta doboru to dokument sporządzany przez audytora, który wskazuje, jakie instalacje OZE i o jakich parametrach zostały dobrane dla danego budynku. Audyt energetyczny instalacji fotowoltaicznej na podstawie karty doboru instalacji OZE odbywa się na koszt Uczestnika Projektu. Dokumentacja musi być sporządzona przez osobę znajdującą się na liście Rekomendowanych Audytorów Energetycznych lub przez członka ZAE, zgodnie z wzorem opracowanym przez operatora i dostępnym na stronie internetowej projektu. Karta doboru stanowi podstawę techniczną do oceny racjonalności mocy instalacji, prognozowanych efektów energetycznych oraz zgodności planowanej inwestycji z wymaganiami projektu. Moc instalacji fotowoltaicznej przyznawana i rozliczana w ramach Projektu powinna odpowiadać rzeczywistemu zapotrzebowaniu budynku mieszkalnego na energię elektryczną wykorzystywaną na cele socjalno-bytowe. Podstawą doboru mocy jest zużycie energii elektrycznej za ostatnie 12 miesięcy poprzedzające dzień złożenia dokumentów zgłoszeniowych, a jeżeli okres użytkowania energii jest krótszy niż 12 miesięcy – zużycie ustalone proporcjonalnie z uwzględnieniem dostępnego okresu rozliczeniowego.
- Zawarcie umowy o powierzenie grantu
Po pozytywnej weryfikacji dokumentów i zakwalifikowaniu Grantobiorcy do projektu zawierana jest umowa o powierzenie grantu. Regulaminowa procedura realizacji i rozliczenia grantu rozpoczyna się od zawarcia tej umowy.
Umowa określa również okres realizacji inwestycji poprzez wskazanie daty rozpoczęcia i daty zakończenia realizacji. Okres obowiązywania umowy trwa od dnia jej zawarcia do dnia zakończenia okresu trwałości projektu.
- Wybór Wykonawcy i zawarcie umowy z Wykonawcą
Po zawarciu umowy o powierzenie grantu Grantobiorca wybiera Wykonawcę i zawiera z nim umowę na dostawę i montaż instalacji OZE. Wykonawcą jest podmiot wybrany samodzielnie przez Grantobiorcę, odpowiedzialny za wykonanie prac zgodnie z Regulaminem, umową o powierzenie grantu, przepisami prawa, zasadami wiedzy technicznej, wymaganiami OSD oraz dokumentacją techniczną i powykonawczą.
Umowa z Wykonawcą, wraz z ewentualnymi aneksami, jest później jednym z dokumentów wymaganych do rozliczenia grantu.
- Realizacja inwestycji
Realizacja inwestycji obejmuje zakup, dostawę, montaż, uruchomienie oraz czynności odbiorowe dotyczące instalacji OZE. Taki zakres wynika z definicji inwestycji zawartej w Regulaminie.
W praktyce oznacza to, że instalacja musi zostać wykonana zgodnie z kartą doboru, dokumentacją techniczną, wymaganiami OSD, Regulaminem projektu i umową o powierzenie grantu.
- Zgłoszenie gotowości do odbioru
Po wykonaniu i uruchomieniu instalacji Grantobiorca zgłasza Grantodawcy gotowość instalacji OZE do odbioru. Procedura realizacji umowy wskazuje wprost, że po realizacji inwestycji następuje zgłoszenie gotowości instalacji do odbioru, a następnie odbiór instalacji fotowoltaicznej przez Grantodawcę lub wyznaczony podmiot.
Zgłoszenie powinno nastąpić dopiero wtedy, gdy instalacja jest wykonana, uruchomiona i posiada dokumentację umożliwiającą przeprowadzenie odbioru.
- Odbiór instalacji fotowoltaicznej
Odbiór instalacji jest przeprowadzany pod kątem prawidłowości montażu oraz spełnienia minimalnych parametrów określonych w Regulaminie.
Protokół odbioru instalacji fotowoltaicznej potwierdza lokalizację inwestycji, dane Grantobiorcy, skład komisji odbiorowej, zgodność zakresu robót z umową o powierzenie grantu oraz zakres odebranych robót wraz z ilością, wartością, jakością i uwagami.
W protokole potwierdzane jest również osiągnięcie efektu rzeczowego i ekologicznego zadania, w tym prognozowana produkcja energii elektrycznej z OZE, oraz spełnienie minimalnych parametrów technicznych paneli i inwerterów.
- Zapłata faktury za wykonaną inwestycję
Po zakończeniu inwestycji i jej odbiorze Grantobiorca dokonuje zapłaty faktury lub rachunku wystawionego przez Wykonawcę. Dokument księgowy musi być imienny, wystawiony na Grantobiorcę i musi umożliwiać identyfikację zakresu rzeczowego inwestycji, w szczególności rodzaju instalacji, mocy instalacji, podstawowych urządzeń oraz wartości robót.
Dokument potwierdzający zapłatę musi jednoznacznie wskazywać, jakiego wydatku dotyczy. Płatność gotówką nie jest akceptowana – wymagane jest potwierdzenie przelewu albo wyciąg bankowy.
- Złożenie wniosku o wypłatę grantu
Po zakończeniu inwestycji, odbiorze oraz zapłaceniu faktury Grantobiorca składa wniosek o wypłatę grantu wraz z wymaganymi załącznikami. Umowa przewiduje, że wniosek należy złożyć nie później niż 14 dni od daty podpisania protokołu odbioru końcowego instalacji OZE. Brak złożenia wniosku w tym terminie może skutkować odstąpieniem od umowy i niewypłaceniem grantu.
Wniosek o wypłatę obejmuje dane Grantobiorcy, lokalizację inwestycji, charakterystykę wykonanego zadania, koszty netto, brutto i VAT oraz termin realizacji inwestycji.
- Dokumenty wymagane do rozliczenia
Do wniosku o wypłatę grantu należy dołączyć m.in.: fakturę lub rachunek, potwierdzenie zapłaty, kartę gwarancyjną, protokół odbioru końcowego, umowę z Wykonawcą, dokument potwierdzający zgłoszenie mikroinstalacji do OSD, polisę ubezpieczeniową z potwierdzeniem płatności, zdjęcia nieruchomości z widocznymi panelami, zdjęcie inwertera, zdjęcie tabliczki informacyjnej dotyczącej dofinansowania ze środków UE oraz projekt powykonawczy albo dokumentację powykonawczą instalacji OZE.
Dokumentacja powykonawcza powinna obejmować co najmniej opis zastosowanych urządzeń, schemat lub opis połączeń, lokalizację modułów, moc instalacji, dane inwertera lub mikroinwerterów oraz informację o sposobie monitorowania produkcji energii.
- Weryfikacja wniosku i wypłata grantu
Po złożeniu wniosku następuje weryfikacja wniosku o płatność. Grantobiorca otrzymuje grant na wskazany rachunek bankowy po pozytywnej weryfikacji wniosku o wypłatę grantu, w terminie do 30 dni oraz w miarę dostępności środków przekazywanych w ramach umowy o dofinansowanie projektu grantowego.
- Trwałość projektu
Po wypłacie grantu Grantobiorca ma obowiązek zachowania trwałości projektu. We wniosku o wypłatę Grantobiorca oświadcza, że zobowiązuje się do utrzymania trwałości projektu przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu przez Gminę Goczałkowice-Zdrój, tj. od dnia wpływu ostatniej transzy dofinansowania na rachunek gminy z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego.
Podsumowanie
Proces realizacji projektu należy traktować jako ciąg następujących po sobie etapów: zgłoszenie → weryfikacja → karta doboru OZE → umowa grantowa → wybór Wykonawcy → realizacja inwestycji → odbiór → zapłata → wniosek o wypłatę → weryfikacja → wypłata grantu → trwałość projektu.
Najważniejsze ryzyko praktyczne polega na tym, że instalacja wykonana niezgodnie z Regulaminem, kartą doboru, dokumentacją techniczną albo wymaganiami OSD może nie zostać odebrana i rozliczona. Dlatego wszystkie odstępstwa, zmiany zakresu, mocy, lokalizacji, urządzeń lub sposobu wykonania powinny być uprzednio uzgodnione pisemnie przed realizacją.
